Palaute Kompassin palautetoiminnon kautta:

”Miksi luentoehdotukset pitää tehdä tänne ja ohjelmankuvaus heti? Luennon lähteet, selkärangan ja tärkeimmät yksityiskohdat selittäisi mielummin pidemmin kuin noin viiden lauseen myyntipuheessa. Varsinkin kun luentokuvausten kirjoittaminen vaatii hyvin eri taitoja, kuin vain luennon sisällön selittäminen auki. (toinen on myyntipuhe, joka herättää mielenkiinnon ja toinen oikeasti kertoo mitä kaikkea tullaan käsittelemään ja mitä käytetään lähteinä) Ja jos ei kuitenkaan ole varmaa pääseekö luennoimaan tarvitseeko allergioita tai luentosalin paikkaa edes miettiä vielä?”

Vastaukseni:

”
Perinteisesti Kompassin ohjelmanhallintaa käyttävien tapahtumien prosessi on ollut sellainen, että ensimmäinen kontakti ohjelmanjärjestäjän ja ohjelmavastaavan välillä tapahtuu Kompassin ulkopuolella, esimerkiksi kasvokkain jossain toisessa tapahtumassa tai sähköpostitse. Tällöin Kompassin ohjelmalomaketta täytettäessä on ohjelmanjärjestäjällä ollut jo hyvä syy olettaa, että ohjelmanumero myös hyväksytään.

Niin sanottu "kylmä ohjelmalomake" eli ohjelmanumeron tarjoaminen Kompassin lomakkeella vailla aiempaa kontaktia ohjelmavastaavaan on verraten uusi ominaisuus, joka hieman hakee vielä muotoaan. Palautteestasi on apua tämän ominaisuuden kehittämisessä. Olisi hyvinkin mahdollista esimerkiksi pilkkoa ohjelmalomake kahtia – ohjelmatarjouslomake, joka korvaisi nykyisen "kylmän ohjelmalomakkeen", sekä ohjelman tekniikka- ja tilatarvelomake, joka sisältäisi loput, yksityiskohtaisemmat kysymykset.

Ongelman ohjelmalomakkeen porrastamisessa muodostaa se, että eri tapahtumat kysyvät ohjelmanjärjestäjiltään hieman eri kysymyksiä, ja samalla tapahtumalla saattaa olla jopa useita erilaisia ohjelmalomakkeita eri ohjelmanumerotyypeille. Sikäli kun jonkinlaista yhteistä mallia näille ei löydy, riskinä on se, että jokainen lomake tarvitsee jatkossa erikseen pilkkoa kahdeksi lomakkeeksi, jonka aiheuttama ohjelmointityön määrä rampauttaisi nykyisen uusien tapahtumien mukaanottoprosessin.

Jatkan näitä pohdintoja Kompassia kehittäessäni. En uskalla tässä vaiheessa luvata mitään tiettyä aikataulua ohjelmatarjousprosessin parannuksille, edessä kun on huomattavan suuria ja työläitä työvoimanhallinnan parannuksia jotka tällä hetkellä menevät ohjelmanhallinnan tarpeiden edelle, mutta palaan asiaan varmasti lähitulevaisuudessa.”